MATERI : MANAJEMEN PERSEDIAAN

Persediaan merupakan investasi yang paling besar dalam aktiva lancar untuk sebagian perusahaan industri. Persediaan di perlukan untuk dapat melakukan proses produksi.

Jenis- jenis dan Perputaran Persediaan

Ada 3 bentuk utama dari persediaan perusahaan yaitu :

1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material Inventory)

2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process Inventory)

3. Persediaan Barang Jadi ( Finished Goods Inventory)

Masing-masing dari bentuk persediaan tersebut dapat dihitung tingkat perputarannya:

1. Raw Material Turnover =

 

Cost of raw material used :

Persediaan 1/1 (awal tahun)	=	Rp   40.000,00
Pembelian selama 1 tahun (neto)	=	Rp 110.000,00	(+)
		Rp 150.000,00
Persediaan 31/12 (akhir tahun)	=	Rp   20.000,00	(-)
		Rp 130.000,00

 

Raw Material Turnover =

2. Work in Process Turnover =

Cost of goods manufactured :

Persediaan (WiP) 1/1				=	Rp   60.000,00
Cost of material used	=	Rp 130.000,00
Direct labor	=	Rp 110.000,00
Manufacturing overhead	=	Rp    90.000,00	(+)
				=	Rp 330.000,00	(+)
					Rp 390.000,00
Persediaan (WiP) 31/12				=	Rp 160.000,00	(-)
					Rp 230.000,00

 

WiP Turnover =

3. Finished Goods Turnover = 

Cost of goods sold :

Persediaan (finished goods) 1/1	=	Rp 210.000,00
Cos of goods manufactured	=	Rp 230.000,00	(+)
		Rp 440.000,00
Persediaan (finished goods) 31/12	=	Rp 110.000,00	(-)
		Rp 330.000,00

 

Finished goods Turnover =

Dalam perusahaan dagang pada dasarnya hanya ada satu golongan inventory yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang  disebut “Merchandise Inventory” (persediaan barang dagangan).

Tingkat perputaran barang perniagaan (Merchandise turnover):

atau

Average Merchandise Inventory =

Persediaan barang 1/1	=	Rp   30.000,00
Pembelian selama 1 tahun	=	Rp 400.000,00	(+)
		Rp 430.000,00
Persediaan barang 31/12	=	Rp   50.000,00	(-)
Harga Pokok Penjualan (HPP)		Rp 380.000,00

Average Merchandise Inventory =

Merchandise Turnover =

Hari rata-rata penjualan / hari rata-rata barang disimpan digudang :

     atau dapat dihitung dengan cara

= =

Biaya Persediaan

Biaya Persediaan sebagian merupakan biaya variabel dan sebagian merupakan biaya tetap.

Ø Biaya Variabel

Biaya yang berubah-ubah yang disebabkan oleh perubahan jumlah persediaan yang ada di gudang.

Ø Biaya Tetap

Biaya yang tidak terpengaruh dengan jumlah persediaan yang disimpan.

 

Economical Order Quantity (EOQ)

 

Adalah penentuan jumlah optimal kuantitas pemesanan persediaan.

Biaya yang diperhitungkan dalam penggunaan EOQ :

A. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)

Adalah biaya yang diperlukan untuk melakukan pemesanan sampai harga itu tiba digudang dan siap untuk dipergunakan.

1. Untuk pengadaan dari luar biaya pesan meliputi : biaya yang dikeluarkan untuk persiapan melakukan pesanan,  pengiriman pesanan, penerimaan barang, kehilangan potongan jumlah, pengendalian pembayaran, dll.

2. Untuk pengadaan barang dari dalam (dengan membuat sendiri) biaya pesan meliputi : Set-up cost saja.

 

B. Biaya pemeliharaan / Biaya Simpan (Carrying Cost)

Adalah biaya yang dikeluarkan selama periode tertentu yang pada umumnya akan meningkat dengan meningkatnya persediaan yang disimpan.

1. Biaya simpan meliputi : biaya penyimpanan, biaya asuransi, pajak, kemerosotan (cadangan) untuk kemungkinan rusaknya barang dalam persediaan, biaya atas modal yang terikat dalam persediaan, dll.

2. Biaya simpan biasanya dinyatakan dalam satuan biaya perunit perperiode atau dalam persentase nilai persediaan perperiode.

 

C. Biaya Kehabisan Bahan (Stock Out Cost)

Adalah biaya yang timbul karena tidak tersedianya bahan yang cukup. Biaya kehabisan bahan meliputi : kerugian penjualan karena kehilangan kesempatan, biaya atas rescheduling produksi, biaya untuk pemesanan khusus, dll

 

Cara menentukan besarnya EOQ

EOQ =

R = Kebutuhan (penggunaan) bahan tahunan

S = Biaya pemesanan setiap kali pesan

P = Harga beli perunit yang dibayar

I = Persentase biaya simpan dan pemeliharaan

 

Misalkan:

Permintaan tahunan 9.000 unit. Biaya pesan Rp 500,00. Biaya simpan 1,6%. harga beli perunit Rp 1.000,00.

Penentuan kuantitas yang paling optimal :

EOQ = = = = 750 unit

Reorder-Point (titik Pemesanan Kembali) = ( ROP )

Pemesanan akan segera diterima sesudah diadakan pemesanan, tetapi didalam kenyataan seringkali dibutuhkan beberapa hari sejak saat barang dipesan sampai dengan saat diterimanya pemesanan tersebut (ada lead time).

Reorder-point atau ROP = Lead Time x Kuantitas pemakaian per hari.

Misalkan:

Pemakaian perhari dari contoh soal diatas adalah =

Jika diketahui lead time adalah selama 4 hari, maka ROP akan dialakukan pada saat jumlah persediaan dalam perusahaan sebesar : 4 x 25 unit = 100 unit.

Jadi pesanan akan diterima pada saat persediaan diperusahaan berjumlah nol.

Untuk menghindari resiko kehabisan persediaan, maka perusahaan dapat menetapkan jumlah persediaan minimum yang selalu ada dalam perusahaan atau disebut dengan “Safety Stock”.

Misalkan:

Perusahaan menetapkan jumlah safety stock sebesar 100 unit dan diketahui pula bahwa lead time selama 4 hari,serta kuantitas pemakaian perhari 25 unit. ROP untuk keadaan tersebut adalah :

 

= Safety stock + kebutuhan selama lead time

= 100 unit + (4 x 25) = 200 unit

Dengan adanya safety stock 100 unit maka rata-rata investasi dalam persediaan :

Biaya pemeliharaan setelah adanya safety stock :

1,6% x Rp 475.000,00 = Rp 7.600,00

Biaya pemeliharaan sebelum adanya safety stock :

 

Potongan Harga

Misalkan:

Dari contoh soal sebelumnya, perusahaan akan mendapatkan potongan harga sebesar 5%, apabila  perusahaan mau membeli atau memesan sebesar 2 kali. Apakah perusahaan harus menerima tawaran tersebut ?

A.	Harga bahan baku : 9.000 x 1.000,00 x 95%	=	Rp 8.550.000,00
B.	Biaya pemesanan :	=	Rp        3.000,00
C.	Biaya simpan :	=	Rp      12.000,00
D.	Total biaya persediaan : A + B + C	=	Rp 8.565.000,00

Apabila perusahaan tidak memanfaatkan potongan tersebut :

A.	Harga bahan baku : 9.000 x 1.000,00	=	Rp 9.000.000,00
B.	Biaya pemesanan :	=	Rp        6.000,00
C.	Biaya simpan :	=	Rp        6.000,00
D.	Total biaya persediaan : A + B + C	=	Rp 9.012.000,00

Rp 9.012.000,00 – Rp 8.565.000,00 = Rp 447.000,00

Maka sebaiknya perusahaan memanfaatkan potongan tersebut, karena akan dapat penghematan, sehingga dapat menutup kenaikkan biaya simpan.

 

Soal-soal :

1. Sebuah perusahaan komputer beroperasi dalam kondisi persaingan pasar yang sangat tajam dalam pembuatan semi konduktor. Ia meminta manajer gudang untuk mempertahankan persediaan besi sebesar 10.000 unit. Penjualan tahunan diperkirakan sebesar 5.000.000 unit. Biaya pembuatan Rp 10.000,00 perunit. Biaya simpan 40%, karena tingkat keusangan yang tinggi. Biaya scheduling production run Rp 500.000,00. Tentukan :

a. EOQ

b. Berapa biaya persediaan total setiap tahun?

c. Jika persediaan besi diturunkan menjadi 5.000 unit, bagaimana   

    pengaruhnya terhadap biaya persediaan ?

d. Jika biaya production run menjadi Rp 800.000,00, berapakah kuantitas

    produksi optimal ?

 

2. Permintaan tahunan : 1.000.000 unit. Biaya pemesanan setiap kali pesan : Rp 3.500,00. Biaya   simpan : 25%. harga beli perunit Rp 1.000,00. Lengkapilah table dibawah ini :

Jumlah pesanan	10.000	25.000	50.000	100.000
Frekuensi pesanan	…	…	…	…
Rata-rata persediaan	…	…	…	…
Biaya simpan (Rp)	…	…	…	…
Biaya pesan (Rp)	…	…	…	…
Total biaya (Rp)	…	…	…	…

 

3. PT. BIG BOSS, merencanakan akan menghasilkan 80.000 unit produk jadi setiap tahun.

Setiap unit memerlukan 2 kg bahan baku dengan harga per kg Rp 50,00. Persediaan awal bahan baku 12.000 kg dan persediaan akhir yang diinginkan 21.000 kg. Biaya pemesanan Rp 7.000,00 perpesanan dan biaya penyimpanan 15%. Pengiriman memerlukan waktu 4 minggu. Tentukan :

a. Berapa kuantitas pemesanan yang paling optimal ?

b. Apabila safety stock ditentukan 10.500 kg, berapa ROP nya ?

c. Berapa rata-rata investasi dalam persediaan ?

d. Berapa biaya pemeliharaan setelah adanya safety stock ?

Pengendalian Sistem Persediaan dengan Just In Time ( JIT )

Just in Time adalah suatu filosofi operasi berdasarkan continuous improvement dan penghapusan pemborosan di semua bidang dalam perusahaan.

Tujuan JIT adalah untuk menghasilkan produk yang benar, pada kuantitas yang benar, pada tempat yang benar, dan pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuan operasional yang telah direncanakan. Filosofi JIT tergantung pada seberapa baik pelaksanaan TQM (Total Quality Management ) pada manufacturing dan pemasok.

 Tujuan JIT dapat dicapai dengan berfokus ke 6 elemen kunci yang saling berkaitan yaitu:

Penghapusan pemborosan, respek terhadap orang, continuous improvement, berfokus ke customer, hubungan kemitraan dengan pemasok, dan implementasi JIT.

 

¤ Penghapusan Pemborosan

Agar dapat menghapus pemborosan, suatu perusahaan seharusnya menetapkan apakah suatu aktivitas menambah (atau tidak) nilai dari sudut pandang customer. Dan seharusnya JIT berfokus pada aktivitas yang langsung berkaitan dengan sesuatu yang diperhatikan dan dipertahankan oleh costumer.

Mengidentifikasi jenis pemborosan, misalnya :

s Pemborosan akibat produksi yang berlebihan

s Pemborosan karena menunggu

s Pemborosan dalam transportasi

s Pemborosan dalam pemrosesan

s Pemborosan dalam persediaan

s Pemborosan dalam barang-barang / komponen-komponen yang rusak

 

¤ Respek Terhadap Orang

Improvement produktivitas tidak dapat dicapai tanpa dukungan semua orang. Pada dasarnya orang adalah yang membuat sesuatu terjadi, yang  bertanggung jawab untuk ke berhasilan organisasi, untuk quality management, dan untuk menghapus pemborosan.

Suatu elemen yang paling penting adalah “Good People Management“, yang dimulai dengan respek terhadap orang sebagai individu, antara lain:

s Penciptaan lingkungan kerja yang aman dan layak

s Dorongan terhadap orang untuk mau menunjukkan dan mengembangkan bakat dengan memberikan mereka tanggung jawab dan wewenang.

 

¤ Continuous Improvement

Untuk menjalankan continuous improvement, manajemen seharusnya berusaha  tanpa kenal lelah.

JIT bukan suatu proyek yang memiliki akhir, melainkan suatu proses yang berjalan terus, seperti perjalanan hidup yang panjang. Continuous improvement membuat perubahan bertahap, yang dalam jangka pendek tidak akan tampak jelas, tetapi dalam jangka panjang kontribusi continuous improvement akan sangat jelas kelihatan. Salah satu cara untuk melakukan continuous improvement adalah dengan menggunakan Statistical Process Control.

 

¤ Berfokus ke Customer

JIT tidak berfokus pada volume penjualan atau biaya, melainkan berfokus ke customer, untuk :

s Penggerakan kualitas

s Improvement produktivitas

s Keberhasilan organisasi

Pemenuhan kebutuhan customer berarti penyerahan produk berkualitas tinggi dengan pengorbanan minimum dari customer.

 

¤ Kemitraan dengan Pemasok

Adalah suatu keterikatan dalam rantai nilai (volume chain) antara manufacturer dan pemasok yang mendukung manajemen yang lebih baik dalam menghadapi resiko dan mengurangi permintaan sumber daya organisasi melalui pemotongan aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah.

Hubungan kemitraan JIT adalah dengan saling menjalin kerja sama, yang salah satu tujuannya untuk menghasilkan hubungan saling menguntungkan ( win-win relationship ).

Pola kemitraan baru antara manufacturer dan pemasok meliputi :

s Mengadakan informasi biaya, skedul dan kontrol kualitas

s Mengadakan penghapusan pemesanan atau pembelian produk untuk disimpan

s Melibatkan pemasok dalam pengembangan spesifikasi desain

s Membentuk kerja sama untuk memecahkan masalah

s Mengadakan kunjungan antara pemasok dan manufacturer

s Menggunakan electronic data interchange

 

¤ Implementasi JIT

Filosofi produksi JIT tidak dapat dilaksanakan dalam satu malam. Banyak perusahaan memerlukan waktu bertahun-bertahun untuk mewujudkan continuous improvement di berbagai bidang.

Beberapa perubahan atau penyesuaian yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan aktivitas operasi, secara garis besar adalah:

·       Manajemen harus melaksanakan secara penuh filosofi JIT

·       Semangat kerja sama antara manajer dan para karyawan harus dicapai dan dipertahankan

·       Layout fasilitas pabrik harus menunjang pelaksanaan sistem JIT

·       Waktu yang diperlukan untuk mengubah dari satu pekerjaan ke pekerjaan berikutnya dikurangi secara drastis, agar jumlah bahan atau alat-alat yang dibutuhkan menjadi berkurang

·       Ketepatan mesin harus cukup tinggi

·       Pengubahan desain produk untuk meningkatkan penggunaan komponen-komponen baku

·       Pemasok yang sesuai harus didapatkan dan hubungan kemitraan yang erat terus dikembangkan

 

Kelebihan Sistem Produksi Just In Time (JIT)

Banyak kelebihan yang dapat dinikmati dalam menerapkan sistem produksi Just In Time, diantaranya sebagai berikut :

1. Tingkat Persediaan atau Stock Level yang rendah sehingga menghemat tempat penyimpanan dan biaya-biaya terkait seperti biaya sewa tempat dan biaya asuransi.

2. Bahan-bahan produksi hanya diperoleh saat diperlukan saja sehingga hanya memerlukan modal kerja yang rendah.

3. Dengan Tingkat persedian yang rendah, kemungkinan terjadinya pemborosan akibat produk yang ketinggalan zaman, lewat kadaluarsa dan rusak atau usang akan menjadi semakin rendah.

4. Menghindari penumpukan produk jadi yang tidak terjual akibat perubahan mendadak dalam permintaan.

5. Memerlukan penekanan pada kualitas bahan-bahan produksi yang dipasok oleh Supplier (Pemasok) sehingga dapat mengurangi waktu pemeriksaan dan pengerjaan ulang.

 

Kelemahan sistem produksi Just In Time (JIT)

Meskipun banyak kelebihan yang bisa didapat, Sistem Produksi Just In Time ini masih memiliki kelemahan, yaitu :

1. Sistem Produksi Just In Time tidak memiliki toleransi terhadap kesalahan atau “Zero Tolerance for mistakes” sehingga akan sangat sulit untuk melakukan perbaikan/pengerjaan ulang pada bahan-bahan produksi ataupun produk jadi yang mengalami kecacatan. Hal ini dikarenakan tingkat persediaan bahan-bahan produksi dan produk jadi yang sangat minimum.

2. Ketergantungan yang sangat tinggi terhadap Pemasok baik dalam kualitas maupun ketepatan pengiriman yang pada umumnya diluar lingkup perusahaan manufakturing yang bersangkutan. Keterlambatan pengiriman oleh satu pemasok akan mengakibatkan terhambatnya semua jadwal produksi yang telah direncanakan.

3. Biaya Transaksi akan relatif tinggi akibat frekuensi Transaksi yang tinggi.

4. Perusahaan Manufaktring yang bersangkutan akan sulit untuk memenuhi permintaan yang mendadak tinggi karena pada kenyataannya tidak ada produk jadi yang lebih.

Banyak Perusahaan Manufakturing yang menerapkan sistem produksi Just In Time ini menikmati keuntungan yang signifikan seperti Toyota dan beberapa perusahaan manufaktur Jepang yang telah menerapkannya sejak tahun 1950an . Namun keberhasilan Sistem Produksi Just In Time sangat tergantung pada komitmen seluruh karyawan perusahaan mulai dari level yang terendah hingga pada level yang tertinggi.

 

Konsep Total Quality Management ( TQM ) / Manajemen Mutu Terpadu

Adalah pendekatan manajemen baru, mempunyai filosofi baru dalam manajemen persediaan, yaitu menjalin hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.

Manfaat dari kerja sama tersebut dapat meningkatkan kualitas produk, sehingga perusahaan lebih mampu memenuhi kebutuhan customer, tidak hanya untuk jangka pendek melainkan untuk jangka panjang tidak mengenal akhir